У и-мејл се куну, хартије се држе

Министри у Влади Србије увелико у свом раду користе рачунар и интернет, али још немају обавезу да чувају електронску пошту.

„Не постоји никакав пропис владе у вези с архивирањем и-мејлова као интерне комуникације. Све одлуке, материјали за седнице, документи у вези са тим одлукама и решења владе су у писаном облику, оверавају се и чувају у архиви, као што су у писаној форми и сви материјали који се достављају министрима”, каже Миливоје Михајловић, директор владине Канцеларије за сарадњу са медијима.

Михајловић се слаже да се и-мејловима обавља комуникација и да она може бити важна за одлучивање, али то нису дефинитивне одлуке, па нема ни обавезе да се чувају. „Не знам да ли их чланови владе чувају, преводе у писану форму и архивирају, али законске обавезе да то раде нема. Ја лично чувам своје и-мејлове”, истиче први човек владине Канцеларије за сарадњу са медијима.

Електронска пошта је и код нас одавно постала уобичајени начин комуницирања, било да је реч о пословној кореспонденцији или пријатељском дописивању. Ако судимо по сада важећим параграфима, код нас као да и даље влада схватање да је, рецимо, документ само оно што је на папиру, потписано и печатом оверено.

Мирослав Перишић, директор Архива Србије, у интервјуу за „Политику” приметио је, поред осталог, „да за сада не постоји законска обавеза архивирања електронске поште”, као и да ће читаво канцеларијско пословање у држави, као и однос архива према новој врсти извора морати брзо и у законском облику да се прилагоди променама.

Иако се у архивама редовно прибира разна документација, рецимо одлуке највиших државних органа, чињеница је да то није једини извор на који се аналитичари и истраживачи ослањају. Одлука, односно неки документ заправо је завршница, а научнике интересује и како се до ње дошло.

Др Небојша Шаркић, професор права на Универзитету „Унион”, потврђује да код нас не постоји законска обавеза да се пословна електронска пошта чува и да су, рецимо, прописи о канцеларијском пословању, раду државних органа и слични застарели и не прате промене. Кад је реч о државним органима, подсећа да се све седнице владе снимају и микрофилмују, али то не важи и за међусобну комуникацију других органа. У пракси то може бити проблем. Шаркић подсећа да је својевремено Раде Терзић, тада окружни тужилац, прозиван да је издао обавезно упутство Четвртом општинском тужилаштву да пусти Дејана Миленковића Багзија после неуспелог атентата на премијера код хале „Лимес”. Такав налог дат је у писменом облику. Да је којим случајем упућен електронском поштом, у Четвртом тужилаштву можда не би ни могли да се оправдају да су такву наредбу надређеног добили.

Примера да пракса иде испред застарелих прописа је много. Горан Вилотијевић, директор ОШ „Бановић Страхиња” и председник актива свих школа на Чукарици, примећује да од ове школске године око 70 одсто информација и упутстава из Министарства просвете добијају и-мејлом, а чак 90 одсто одговора и обавештења које школа доставља Министарству је у електронској су форми. 

– Не постоји посебно уређена област архивирања електронске поште, а треба уредити и архивирање електронских докумената, што сада, такође, не постоји – потврђује и Небојша Васиљевић, помоћник министра за телекомуникације и информатичко друштво.

Иако је у тим органима кореспонденција овереним и потписаним актима уобичајена, могућа је и она мање формална, телефоном, па и цедуљама, а „ту негде спада и електронска пошта као нешто што је саопштено и написано – али без печата и потписа”. Када постоји потреба да се порука или налог добијени у електронској форми сачувају, то се одштампа и прикључи предмету. Закон о електронском потпису предвидео је, каже Васиљевић, да се документу не може оспорити пуноважност или доказна снага само због чињенице што је у електронском облику. Напомиње и да се електронска пошта може сматрати званичним обликом комуникације, али само „док је неко не оспори”.

Код електронске преписке често је тешко доказати ко је пошиљалац, није ли прослеђена са туђег рачунара, што у пословној комуникацији ствара посебне проблеме. Да би се то избегло потребни су додатни механизми, као што је електронско потписивање које обезбеђује аутентичност и непорецивост таквог материјала. У нашој култури, где се печат и потпис доживљавају као гаранција исправности, много је важније да је документ потписан или оверен у суду па се сматра да се они у електронском руху лакше и оспоравају. Такви проблеми нису непознати ни у свету.

– Шта значи електронски документ у званичној кореспонденцији уопште није регулисано, јер постојећи закони о управном поступку, канцеларијском пословању и други донети су пре него што се за електронски документ и знало. Прича о томе тек је начета у Закону о електронском потпису, помиње се и у неким другим актима, али нигде то није уређено на целовит начин. Зато је у плану за ову годину припрема закона о електронском документу у коме ће се регулисати и начин њиховог архивирања што је посебно битан аспект – каже Васиљевић, а очекује се и закон о електронској управи и други из ове области.

Са жаљењем потврђује опаску да се званична комуникација и њено архивирање код нас и даље ослањају на хартију, али уверава да Министарство телекомуникација „има озбиљне намере да убудуће електронски документ уђе у све области”.