U i-mejl se kunu, hartije se drže

Ministri u Vladi Srbije uveliko u svom radu koriste računar i internet, ali još nemaju obavezu da čuvaju elektronsku poštu.

„Ne postoji nikakav propis vlade u vezi s arhiviranjem i-mejlova kao interne komunikacije. Sve odluke, materijali za sednice, dokumenti u vezi sa tim odlukama i rešenja vlade su u pisanom obliku, overavaju se i čuvaju u arhivi, kao što su u pisanoj formi i svi materijali koji se dostavljaju ministrima”, kaže Milivoje Mihajlović, direktor vladine Kancelarije za saradnju sa medijima.

Mihajlović se slaže da se i-mejlovima obavlja komunikacija i da ona može biti važna za odlučivanje, ali to nisu definitivne odluke, pa nema ni obaveze da se čuvaju. „Ne znam da li ih članovi vlade čuvaju, prevode u pisanu formu i arhiviraju, ali zakonske obaveze da to rade nema. Ja lično čuvam svoje i-mejlove”, ističe prvi čovek vladine Kancelarije za saradnju sa medijima.

Elektronska pošta je i kod nas odavno postala uobičajeni način komuniciranja, bilo da je reč o poslovnoj korespondenciji ili prijateljskom dopisivanju. Ako sudimo po sada važećim paragrafima, kod nas kao da i dalje vlada shvatanje da je, recimo, dokument samo ono što je na papiru, potpisano i pečatom overeno.

Miroslav Perišić, direktor Arhiva Srbije, u intervjuu za „Politiku” primetio je, pored ostalog, „da za sada ne postoji zakonska obaveza arhiviranja elektronske pošte”, kao i da će čitavo kancelarijsko poslovanje u državi, kao i odnos arhiva prema novoj vrsti izvora morati brzo i u zakonskom obliku da se prilagodi promenama.

Iako se u arhivama redovno pribira razna dokumentacija, recimo odluke najviših državnih organa, činjenica je da to nije jedini izvor na koji se analitičari i istraživači oslanjaju. Odluka, odnosno neki dokument zapravo je završnica, a naučnike interesuje i kako se do nje došlo.

Dr Nebojša Šarkić, profesor prava na Univerzitetu „Union”, potvrđuje da kod nas ne postoji zakonska obaveza da se poslovna elektronska pošta čuva i da su, recimo, propisi o kancelarijskom poslovanju, radu državnih organa i slični zastareli i ne prate promene. Kad je reč o državnim organima, podseća da se sve sednice vlade snimaju i mikrofilmuju, ali to ne važi i za međusobnu komunikaciju drugih organa. U praksi to može biti problem. Šarkić podseća da je svojevremeno Rade Terzić, tada okružni tužilac, prozivan da je izdao obavezno uputstvo Četvrtom opštinskom tužilaštvu da pusti Dejana Milenkovića Bagzija posle neuspelog atentata na premijera kod hale „Limes”. Takav nalog dat je u pismenom obliku. Da je kojim slučajem upućen elektronskom poštom, u Četvrtom tužilaštvu možda ne bi ni mogli da se opravdaju da su takvu naredbu nadređenog dobili.

Primera da praksa ide ispred zastarelih propisa je mnogo. Goran Vilotijević, direktor OŠ „Banović Strahinja” i predsednik aktiva svih škola na Čukarici, primećuje da od ove školske godine oko 70 odsto informacija i uputstava iz Ministarstva prosvete dobijaju i-mejlom, a čak 90 odsto odgovora i obaveštenja koje škola dostavlja Ministarstvu je u elektronskoj su formi. 

– Ne postoji posebno uređena oblast arhiviranja elektronske pošte, a treba urediti i arhiviranje elektronskih dokumenata, što sada, takođe, ne postoji – potvrđuje i Nebojša Vasiljević, pomoćnik ministra za telekomunikacije i informatičko društvo.

Iako je u tim organima korespondencija overenim i potpisanim aktima uobičajena, moguća je i ona manje formalna, telefonom, pa i ceduljama, a „tu negde spada i elektronska pošta kao nešto što je saopšteno i napisano – ali bez pečata i potpisa”. Kada postoji potreba da se poruka ili nalog dobijeni u elektronskoj formi sačuvaju, to se odštampa i priključi predmetu. Zakon o elektronskom potpisu predvideo je, kaže Vasiljević, da se dokumentu ne može osporiti punovažnost ili dokazna snaga samo zbog činjenice što je u elektronskom obliku. Napominje i da se elektronska pošta može smatrati zvaničnim oblikom komunikacije, ali samo „dok je neko ne ospori”.

Kod elektronske prepiske često je teško dokazati ko je pošiljalac, nije li prosleđena sa tuđeg računara, što u poslovnoj komunikaciji stvara posebne probleme. Da bi se to izbeglo potrebni su dodatni mehanizmi, kao što je elektronsko potpisivanje koje obezbeđuje autentičnost i neporecivost takvog materijala. U našoj kulturi, gde se pečat i potpis doživljavaju kao garancija ispravnosti, mnogo je važnije da je dokument potpisan ili overen u sudu pa se smatra da se oni u elektronskom ruhu lakše i osporavaju. Takvi problemi nisu nepoznati ni u svetu.

– Šta znači elektronski dokument u zvaničnoj korespondenciji uopšte nije regulisano, jer postojeći zakoni o upravnom postupku, kancelarijskom poslovanju i drugi doneti su pre nego što se za elektronski dokument i znalo. Priča o tome tek je načeta u Zakonu o elektronskom potpisu, pominje se i u nekim drugim aktima, ali nigde to nije uređeno na celovit način. Zato je u planu za ovu godinu priprema zakona o elektronskom dokumentu u kome će se regulisati i način njihovog arhiviranja što je posebno bitan aspekt – kaže Vasiljević, a očekuje se i zakon o elektronskoj upravi i drugi iz ove oblasti.

Sa žaljenjem potvrđuje opasku da se zvanična komunikacija i njeno arhiviranje kod nas i dalje oslanjaju na hartiju, ali uverava da Ministarstvo telekomunikacija „ima ozbiljne namere da ubuduće elektronski dokument uđe u sve oblasti”.